Elektronik Belgelerin Türleri

Elektronik Belgelerin Türleri

Elektronik Belgelerin Türleri ; Oluşturulması gereken elektronik belge yönetim sistemlerinde, farklı

kaynaklardan gelen ve farklı uygulamalar üzerinde üretilmiş olan farklı türde elektronik belgeler bulunacaktır. Muhakkakki bu elektronik belgelerinde sistem ile entegre edilmiş bir şekilde yönetilmeleri gereklidir.

Kurumlar, yapıları ve ürettikleri iş fonksiyonları açısından çok farklı

ortamlarda elektronik belge üretebilirler (örneğin; bir belediyede onlarca müdürlük bulunurken; yüzlerce de iş sürecine bağlı belge bulunmaktadır). Elektronik belgelerin yapısal özellikleri ve formatlarındaki farklılıklar, bu belgelerin kurulması öngörülen sistem içerisinde yönetilmeleri için standart bir tekniğin uygulanmasını imkansız hale getirebilir. Bu sebeple elektronik belgelerin yönetilmesinde mevcut değişimlerin takip edilmesi ve bu değişimlere uygun standartlaşmanın yürütülebilmesi için esnek bir

yapının oluşturulması gerekmektedir.

Kategorilerine Göre

Elektronik belgeler temelde iki kategoride değerlendirilebilir. Bunlar:

Basit dokümanlar: Tek bir uygulama yazılımı ile üretilmiş olan

dokümanlardır. Ofis programları üzerinde üretilmiş dokümanlar, elektronik postalar, sunum, metin, resim ve ses dosyaları bu tür dokümanlara örnek olarak gösterilebilir.

Tümleşik dokümanlar: Birden fazla uygulamanın parçalarının tek bir

doküman üzerinde birleştirilmesi ile oluşturulan belgelerdir. Bunlara örnek olarak; web sayfaları, ekleri bulunan elektronik postalar, bazı grafikler ve masa üstü yayıncılık uygulamaları ile üretilen dokümanlar gösterilebilir. Bu dokümanların yönetilebilmesi için kurulması gerekli olan elektronik belge yönetim sisteminde, mevcut dosya formatları entegre edilebilmeli ve sistem ileride çıkacak yeni formatlar için de genişleyebilir nitelikte olmalıdır. Oluşturulması gereken elektronik belge yönetim sisteminde, tümleşik dokümanların tek bir belge olarak sisteme entegre

edebilmesinin mümkün kılınması gerektiği gibi, tümleşik dokümanı oluşturan parçaların ayrı ayrı da kayıt edilmesine imkan tanınmalıdır.

Üretildikleri Ortama Göre

Elektronik Ortamda Üretilenler: Bu evrakların ilk üretilmeleri

elektronik ortamda gerçekleşir (Örneğin; kelime işlemci dokümanları, elektronik postalar, tablolama programları veya veritabanı evraklarıdır).

Elektronik Ortama Kopyalananlar: Kağıt ortamda bulunmakta olan

evrakların elektronik ortama kopya edilerek aktarılması sonucu oluşan evraklardır. Elektronik ortamda üretilmediği halde elektronik ortama geçirmek istenmesinde bazı önemli sebepler mevcuttur. Bunlar:

• Belirgin entelektüel veya nesnesel değere sahip malzemenin korunmasına
• yönelik arşivsel amaçlar;
• Yüksek erişim talebinin mevcut olduğu durumlarda bilginin
• yaygınlaştırılmasına yönelik amaçlar;
• Çok kullanılan koleksiyonların yıpranmasını engellemeye yönelik korum restorasyon amaçlarıdır.

Sayısallaştırılan nesnelerin niteliklerine bakıldığında, çoğunlukla araştırma

araçları ve koleksiyonlar olduğu görülür. Araştırma araçlarının

sayısallaştırılmasının ardında kullanıcı hizmetlerinin yaygınlaştırılmasının etkisi ön plana çıkmaktadır. Hazırlanan araştırma araçlarının veri tabanları internet üzerinden de yayınlanabilmektedir. Elbetteki araçların (finding aids) internet ortamına açılması ile birlikte MARC, XML, EAD, Dublin Core vs. gibi tanımlama standartları da gündeme oturmuştur.

Kaynak